صندلی اداری مناسب و راحتی باید تکیهگاهی مطمئن و راحت برای بدن شما ایجاد کند که برای انجام وظایفتان مناسب باشد.حفظ یا تغییر وضعیت به آسانی صورت گیرد ، تکیهگاهی برای ستون فقرات داشته باشد، سطح آن، اصطکاک لازم را برای جلوگیری از لغزش و سرخوردگی داشته باشد، رطوبتپذیر باشد، دسته صندلی نیز میتواند ماهیچههای گردن و شانه را محافظت کند و بهعنوان تکیهگاهی برای بلند شدن، مورد استفاده قرار گیرد.
نشیمنگاه آدمی همه وزن آدمی را هنگام نشستن روی صندلی تحمل نمیکند. بخشی از پشت و همچنین پاها در این کار کمک میکنند. از اینرو ارتفاع نشیمنگاه یک صندلی اهمیت بسیار مییابد. در واقع صندلی نه باید خیلی بلند باشد نه خیلی کوتاه. اگر بیش از حد بلند باشد، به قسمتهای درونی زانو فشار وارد میشود و در حالیکه هیچ وزنی روی پاهای شما نیست، قسمتهای دیگری از بدنتان تحت فشار زیادی قرار دارند. در مقابل، صندلی بسیار کوتاه هم، سنگینی را بر روی استخوانهای نشیمنگاه میاندازد. پس ارتفاع یک صندلی مناسب برای محل کار، باید قابل تنظیم باشد. شما هم هنگامی که روی صندلی مینشینید، باید ارتفاع صندلی را به نسبت قد خود، تنظیم کنید. بهترین ارتفاع صندلی، ارتفاعی است که وقتی فرد روی آن می نشیند و به پشتی آن تکیه می دهد، کف پاها روی زمین قرار بگیرد تا نیازی به استفاده از زیر پایی نباشد. هنگام نشستن روی صندلی زاویه بدن و ران پا باید بین ۹۰ تا ۱۱۰ درجه، زاویه ران و ساق پا ۹۰ تا ۱۰۰ درجه و زاویه ساق پا و خود پا ۹۰ درجه باشد.
هنگام نشستن روی یک سطح، نشیمنگاه آدمی در تماس مستقیم با سطح قرار میگیرد. بهترین حالت برای نشستن، حالتی است که نیروی وزن آدمی در بیشترین سطح پخش شود. پس اگر برای مدت زیادی مینشینید، صندلیای را برگزینید که نشیمنگاه آن تا اندازه زیاد با فرم نشیمنگاه آدمی هماهنگ شده باشد.
عمق نشیمنگاه صندلی هم تاثیری بسیار و مستقیم بر آسایش آدمی در نشستن دارد. اگر عمق صندلی زیاد باشد، لبه نشیمنگاه آزاردهنده خواهد بود. اگر هم عمق نشیمنگاه کم باشد، آدمی برای جبران یا جلوگیری از افتادن، فشار فراوانی بر پشت و زانوها میآورد.
پشتی صندلی میتواند به تقسیم سنگینی شما کمک زیادی کند، چرا که برای بخشی از بدن تکیهگاه میشود و از این طریق، فشار بر قسمتهای دیگر را کاهش میدهد. . گاهی یک پشتی هم برای ناحیه سر و جلوگیری از آسیب برای آن در نظر گرفته می شود.گاهی نیز پشتی های صندلی کوتاهتر هستند و تنها از ناحیه کمر محافظت میکنند.در برخی موارد هم کمی بلندترند و شانهها را نیز میپوشانند که باعث میشود کمی از وزن نیز بر روی این ناحیه از بدن بیفتد، به جای اینکه تمام آن بر روی کمر باشد و توصیه می شود نوع آخر را استفاده کنید.
یکی از اجزای مهم صندلی، دستگیره ای است که قابلیت تنظیم ارتفاع را انجام می دهد. همچنین باید سطح نشیمن صندلی استاندارد، گود و لبه آن گرد باشد. زمانی که فرد روی صندلی می نشیند، باید از اطراف ران ها تا دسته صندلی ۵/۲ سانتی متر فاصله باقی مانده باشد و ارتفاع صندلی باید در اندازه ای تنظیم شود که لبه نشیمنگاه با عضله ران تماس پیدا نکند و مانع خون رسانی به ساق پا نشود، چون این موضوع باعث خواب رفتگی و خستگی در عضلات پا می شود. پشتی صندلی باید قوس کمر را هنگام نشستن پر کند و قسمت بالای آن رو به بیرون باشد تا کتف ها در جای مناسبی قرار بگیرند. صندلی استاندارد، پنج پایه و چرخ دار است. پوشش روی صندلی باید از پارچه باشد تا ایجاد گرما و سرما نکند.